Sekretariat

TUGAS :

Sekretariat mempunyai tugas memimpin Sekretariat,  mengoordinasikan, membina dan mengendalikan tugas-tugas di bidang kesekretariatan yang meliputi, penyiapan bahan penyusunan  program, penyelenggaraan urusan umum dan kepegawaian, rumah tangga, perelengkapan, pengelolaan keuangan dan pengoordinasian penyusunan program dan pelaporan bidang-bidang.

Penjabaran tugas Sekretaris adalah sebagai berikut:

1. mengoordinasikan penyusunan rencana, program, dan anggaran Badan;
2. melaksanakan pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, kerjasama, hubungan masyarakat, arsip dan dokumentasi Badan;
3. melaksanakan pembinaan dan penataan organisasi dan tata laksana Badan;
4. mengkoordinasi dan penyusunan produk hukum di bidang kepegawaian dan pengembangan sumber daya manusia Daerah di daerah sesuai dengan norma, standar dan prosedur yang ditetapkan oleh Pemerintah;
5. menyelenggarakan pengelolaan barang milik daerah dan layanan pengadaan barang/jasa;
6. mengkoordinasikan dan pengelolaan data dan informasi kepegawaian dan pengembangansumber daya manusia Daerah untuk penyusunan perencanaan dan pelaporan kegiatanBadan;
7. menyiapkan rancangan Rencana Strategis (Renstra), Rencana Kerja Perangkat Daerah (RKPD), Rencana Kerja dan Anggaran (RKA), Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) serta menyiapkan laporan capaian kinerja Badan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; dan
8. mengoordinasikan pelaksanaan administrasi/ketatausahaan, kerumahtanggan dan keprotokolan Badan;
9. mengoordinasikan pengelolaan arsip, dokumen, dan barang/perlengkapan serta barang milik Daerah (BMD);
10. mengoordinasikan pelaksanaan administrasi,pelayanan kepegawaian, dan pembinaan kepegawaian Badan;
11. mengoordinasikan pengelolaan urusan keuangan meliputi penyiapan bahan rencana anggaran pendapatan dan belanja, perbendaharaan, verifikasi, pembukuan, pelaporan, dan pertanggungjawabannya;
12. mengoordinasikan pengelolaan hubungan masyarakat, informasi dan pengaduan pelayanan perizinan di bidang kepegawaian dan pengembangan sumber daya manusia Daerah;
13. melakukan monitoring dan evaluasi kinerja kesekretariatan;
14. mengoordinasikan pelaksanaan penyusunan Sasaran Kerja Pegawai dan Penilaian Prestasi Kerja Pegawai (PPK);
15. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan.

FUNGSI :

1. penyiapan bahan perumusan kebijakan dalam rangka mendukung kelancaran tugas-tugas di bidang kesekretariatan yang meliputi penyusunan program kerja, penyelenggaran urusan umum, kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, pengelolaan keuangan, koordinasi penyusunan program dan pelaporan;
2. pengoordinasian penyelenggaraan tugas Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah dan memberikan pelayanan administrasi kepada bidang-bidang lain di lingkungan Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah;
3. penyusunan rencana program kerja dan anggaran belanja Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah;
4. penyiapan peraturan perundang-undangan di bidang Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah sesuai dengan norma, standar dan prosedur yang ditetapkan oleh Pemerintah;
5. penyelenggaraan urusan tata usaha kantor, rumah tangga/perlengkapan dan urusan kepegawaian, aset  di lingkungan Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah;
6. pengoordinasian penyusunan produk hukum diBadanKepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah;
7. pengelolaan data, evaluasi dan penyiapan laporan pelaksanaan program kerja dan penyusunan statistik dan dokumentasi di lingkungan Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah;
8. penyiapan bahan pembinaan, pengendalian di bidang Kesekretariatan;
9. pelaksanaan fungsilain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan bidang tugasnya;
10. pemberian saran-saran dan pertimbangan kepada Kepala Badan tentang langkah-langkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya.

Sekretariat membawahi :

1. Sub Bagian Perencanaan, Pelaporan dan Keuangan mempunyai tugas :
   • menyiapkan bahan dan menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian Perencanaan, Pelaporan dan Keuangan;
   • mengumpulkan dan melakukan sistematisasi data untuk bahan penyusunan perencanaan dan pelaporan pelaksanaan tugas pada Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah;
   • melakukan pengumpulan dan pengolahan data, penyajian data dan informasi serta menganalisis data laporan pelaksanaan kegiatan Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah;
   • menyiapkan bahan dan pelaksanaan pengoordinasian penyusunan dokumen perencanaan;
   • menghimpun dan menyiapkan bahan analisis, evaluasi serta melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan perencanaan dan pelaporan Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah;
   • melakukan koordinasi horizontal dan vertikal serta lintas bidang dalam rangka penyusunan laporan pelaksanaan perencanaan dan pelaporan Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah;
   • menyusun rancangan laporan capaian kinerja bulanan, triwulan dan semesteran dan tahunan Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah;
   • menyiapkan administrasi dan menyusunrancangan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD), Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ)Badan;
   • melakukan fasilitasi dan menyusun rencana kegiatan sebagai bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA);
   • menyiapkan bahan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);
   • melaksanakan pelayanan administrasi keuangan rutin;
   • menyelenggarakan administrasi pembukuan keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
   • mempersiapkan bahan pertanggungjawaban dan menyiapkan bahan laporan keuangan rutin sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
   • memelihara dan menyimpan bukti dan dokumen keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
   • menyusun laporan pelaksanaan tugas dan kegiatan Sub Bagian Perencanaan, Pelaporan dan Keuangan;
   • menyusun laporan bulanan, triwulan dan tahunan keuangan rutin sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai pertanggungjawaban;
   • melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan bidang tugasnya;
   • memberikan saran-saran dan pertimbangan kepada Sekretaris tentang langkah-langkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya.
2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas :
   • menyiapkan bahan dan menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian Umum dan kepegawaian;
   • mengelola urusan surat masuk dan keluar, kearsipan, rumah tangga dan perlengkapan, kepegawaian dan keamanan kantor serta kenyamanan kerja;
   • mengelola urusan perjalanan dinas dan keprotokolan;
   • mengurusi hal-hal yang berhubungan dengan kesejahteraan pegawai lingkup Badan;
   • merencanakan dan melaksanakan pengembangan sumber daya manusia lingkup Badan;
   • mengendalikan arsip aktif dan dinamis lingkup Badan;
   • melaksanakan kegiatan pengetikan dan penggandaan surat;
   • menyiapkan administrasi pengaturan urusan rumah tangga, keamanan kantor dan lingkungan kantor;
   • melaksanakan administrasi barang dan perlengkapan kantor;
   • menyiapkan bahan administrasi pengadaan, penyaluran dan pemakaian, penggunaan dan penghapusan barang dan perlengkapan;
   • menyiapkan bahan administrasi penggunaan dan pemakaian kendaraan kantor;
   • mempersiapkan Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU) dan Rencana Pemeliharaan Barang Unit (RPBU);
   • menyusun laporan pelaksanaan tugas dan kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
   • melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris; dan
   • memberikan saran-saran dan pertimbangan kepada Sekretaris tentang langkah-langkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya.